Obiettivo: in Software Fatturazione Elettronica ogni documento è collegato al successivo. In questa guida vedremo come gestire l'intero ciclo commerciale (dall'offerta alla consegna merce) senza dover mai reinserire gli articoli a mano, sfruttando la funzione "Trasforma".
Il Primo Passo: il Preventivo
Tutto inizia con l'offerta al cliente. Vai nel menu Vendite -> Preventivi e crea un nuovo documento.
- In questa fase puoi inserire anche solo i dati essenziali del cliente (senza codice fiscale o partita IVA obbligatori).
- Inserisci gli articoli e i prezzi.
- Una volta salvato, puoi inviarlo via email direttamente dal software.
La logica della "Trasformazione"
Quando il cliente accetta il preventivo, non devi creare un Ordine da zero. Software Fatturazione Elettronica utilizza un sistema standard di trasformazione valido per tutti i documenti.
- Filtra: nell'elenco dei preventivi, usa i pulsanti "Filtro Istantaneo" in alto per vedere solo quelli Da trasformare (quelli ancora aperti).
- Seleziona: metti la spunta sulla casella a sinistra della riga (puoi selezionarne anche più di uno).
- Trasforma: clicca sul pulsante Trasforma in alto e scegli la destinazione (es. In Ordine).
Il sistema ti confermerà l'avvenuta operazione.
Il segnale visivo: nell'elenco corrente, il preventivo avrà ora una spunta nella colonna "Trasformato", per ricordarti che è stato già lavorato.
Dall'Ordine al DDT (Consegna Merce)
Procediamo con il flusso. Spostati ora nell'elenco Ordini di Vendita: troverai l'ordine appena creato a partire dal preventivo. Quando sei pronto a spedire la merce:
- Seleziona l'ordine (o filtralo con il tasto "Da evadere").
- Clicca su Trasforma -> In DDT.
Il software confermerà la creazione del Documento di Trasporto. Spostati ora nel menu Vendite -> DDT di Vendita: troverai il tuo DDT pronto per essere stampato e consegnato al vettore.
Nota importante: nel momento in cui il DDT viene generato, Software Fatturazione Elettronica scarica automaticamente le giacenze di magazzino degli articoli contenuti.
La Fatturazione Differita (Fine Mese)
Questa è la funzione che ti fa risparmiare più tempo. A fine mese (o quando preferisci), puoi fatturare tutte le consegne fatte.
- Vai nell'elenco DDT di Vendita.
- Clicca sul filtro in alto Da fatturare.
- Selezione Massiva: seleziona tutti i DDT della lista con un solo clic sulla spunta in testa alla colonna.
- Clicca su Fattura Differita.
Il raggruppamento intelligente: non verrà creata una fattura per ogni DDT. Software Fatturazione Elettronica raggruppa automaticamente i documenti per cliente.
Esempio: se hai selezionato 10 DDT e 3 sono per "Mario Rossi", il sistema creerà un'unica fattura per Mario Rossi contenente i riferimenti ai 3 DDT, generando le scadenze di pagamento corrette sul totale.
Tracciabilità e Controllo
Come faccio a sapere da quale preventivo arriva questa fattura o questo DDT? In qualsiasi elenco, se selezioni un documento che è frutto di una trasformazione, verrà visualizzato sul Pannello Laterale (sulla destra).
Qui vedrai la storia del documento:
- Se sei su una Fattura, vedrai i riferimenti (Numero e Data) del DDT di origine.
- Se sei su un Ordine, vedrai i riferimenti del Preventivo. In questo modo hai sempre sotto controllo tutto il percorso della vendita.