Obiettivo: per un professionista è fondamentale incassare il compenso prima di emettere la fattura (evitando di anticipare l'IVA). In questa guida vedremo come gestire il flusso Preventivo -> Proforma -> Fattura in modo automatizzato, mantenendo sempre sotto controllo chi ti deve pagare.
Il Preventivo (con Cassa e Ritenuta)
Il ciclo inizia con la proposta al cliente. Vai nel menu Vendite -> Preventivi e crea un nuovo documento. Qui troverai già attivi i flag per la tua Cassa Previdenza e Ritenuta d'Acconto (in base alle impostazioni che hai salvato di default).
Una volta che il cliente accetta il preventivo, non serve ricopiare i dati:
- Seleziona il preventivo dall'elenco.
- Clicca su Trasforma -> In Proforma.
La Proforma
Questo passaggio è cruciale. La Proforma è una richiesta di pagamento che non ha valore fiscale (quindi non genera obbligo di versamento IVA), ma serve a farti pagare.
Il vantaggio esclusivo di Software Fatturazione Elettronica: A differenza di altri gestionali, quando crei una Proforma il nostro software genera immediatamente la Scadenza.
Cosa significa: andando nello Scadenzario, vedrai l'importo che il cliente ti deve, anche se non hai ancora fatto la fattura vera. Non perderai mai traccia di un pagamento in sospeso!
L'incasso e la trasformazione in Fattura
Hai inviato la proforma e il cliente ti ha pagato. Ora devi emettere la fattura fiscale vera e propria. Puoi farlo con un solo clic, lasciando che il software gestisca la contabilità per te.
- Vai nell'elenco Proforma.
- Seleziona il documento pagato.
- Clicca su Trasforma -> In Fattura.
Cosa succede "sotto il cofano"? Grazie agli automatismi intelligenti, Software Fatturazione Elettronica esegue tre operazioni in un istante:
- Crea la Fattura: genera il documento fiscale con la data odierna (il momento in cui emetti la fattura).
- Registra il Pagamento: capisce che se stai trasformando la proforma è perché hai ricevuto i soldi. Quindi segna automaticamente la proforma come "Incassata".
- Collega la Scadenza: chiude la scadenza della proforma e ne apre una collegata alla fattura (già saldata).
Tu ti ritrovi con la fattura pronta da inviare allo SDI e i conti già a posto, senza aver dovuto registrare l'incasso manualmente.
Annullare l'operazione
Hai trasformato la proforma in fattura per sbaglio? O il cliente ha cambiato idea all'ultimo? Nessun problema. Se elimini la Fattura appena creata, Software Fatturazione Elettronica ripristina automaticamente la Proforma. Il documento torna ad essere una semplice richiesta di pagamento in attesa di saldo, esattamente come era prima della trasformazione.