Immagina di dover costruire una bicicletta. Per fare la bici intera (il tuo prodotto finito), ti servono tante parti più piccole: due ruote, un manubrio, un sellino e un telaio (le tue materie prime). Con Software Fatturazione Elettronica, spiegare al programma come costruire passo dopo passo la tua bicicletta è un vero gioco da ragazzi! Vediamo insieme come funziona e come questo strumento può aiutarti a tenere il tuo magazzino sempre in ordine perfetto.
1. La ricetta perfetta: la distinta base
Ogni volta che crei un articolo nuovo di tipo "prodotto finito" o "semilavorato", troverai una comoda scheda chiamata "Produzione". Qui puoi creare la tua distinta base, che funziona esattamente come la lista degli ingredienti necessaria per preparare una torta buonissima.
- proprio come fai nel resto del programma, puoi aggiungere nuovi "ingredienti" semplicemente scrivendoli nell'ultima riga in basso della tabella
- puoi riordinare la tua lista spostando le righe su e giù con le freccette, oppure eliminare un pezzo che non serve più cliccando sul cestino
- se per fare la bicicletta usi un pedale speciale che a sua volta è fatto di altri piccoli pezzetti (chiamato semilavorato), il sistema ti farà vedere anche quegli "ingredienti" secondari in sola lettura, così sei sicuro di non fare confusione o cancellarli per sbaglio.
2. Prepariamo gli attrezzi: l'ordine di produzione
Quando sei pronto a iniziare la costruzione, devi andare nel menu principale e cliccare sulla scheda "Produzione". Qui puoi decidere di creare un ordine di produzione. Ma a cosa serve esattamente? Serve a mandare un messaggio al tuo magazzino che dice: "ehi, tieni da parte questi pezzi perché sto per costruire delle biciclette!". In questo modo, le quantità necessarie vengono "impegnate", e nessuno potrà venderle per sbaglio ad un altro cliente.
Creare questo documento è facile proprio come fare una normale fattura: la schermata ha lo stesso identico aspetto pulito e familiare che già conosci. La parte in alto (la testata) si compila da sola, ma se ne hai bisogno puoi sempre cliccarci sopra per cambiare la data o scegliere un magazzino diverso (se hai attivato il multi-magazzino). Per iniziare, ti basta cercare l'articolo digitando il codice del prodotto finito nella casella di ricerca, oppure cliccare sulla lente d'ingrandimento per vederli tutti in una comoda finestra.
3. Scorciatoia per i più veloci: la distinta di produzione diretta
Devi sapere un piccolo segreto: non sei per forza obbligato a passare per l'ordine di produzione. Se hai già costruito la tua bicicletta e vuoi solo aggiornare le quantità nel gestionale, puoi registrare direttamente una distinta di produzione. Questa è la vera operazione finale: quando crei questo documento, il programma toglie immediatamente le materie prime dal magazzino (scarico) e aggiunge il nuovo prodotto finito pronto per essere venduto (carico). Insomma, è una scorciatoia perfetta per quando vuoi andare dritto al sodo!
4. Come leggere i colori e lo "scarico intelligente"
Quando aggiungi il prodotto che vuoi costruire, vedrai apparire una fantastica lista colorata che ti aiuta a capire tutto al volo:
- le righe con i numeri verdi (quantità positive) sono i prodotti finiti che stai creando in quel momento e che verranno caricati.
- le righe con i numeri rossi (quantità negative) sono tutti i pezzettini che verranno usati e tolti definitivamente dal tuo magazzino.
- delle comode righe grigie in grassetto ti spiegano a parole semplici il significato delle righe successive, per aiutarti a leggere la lista senza sforzo.
La vera magia di Software Fatturazione Elettronica si nasconde nel suo scarico intelligente. Se hai già in magazzino dei semilavorati pronti all'uso, il programma se ne accorge subito e decide di non andare a consumare i loro ingredienti base, usando direttamente il pezzo già pronto per non farti scaricare troppi livelli! Ma fai molta attenzione: se cambi il numero di biciclette da produrre scrivendolo nella seconda riga, il "cervellone" del programma ricalcolerà all'istante tutti i pezzi necessari seguendo questo algoritmo intelligente. L'elenco si legge sempre dal basso verso l'alto: prima crei le produzioni intermedie che ti mancano e poi, salendo, assembli il prodotto finale, proprio come faresti con una vera lista della spesa o delle istruzioni di montaggio.
5. Costi automatici e la magia del tasto "Produci"
Mentre tu ti diverti a pianificare e costruire, il programma fa tutti i conti matematici al posto tuo. Il costo del tuo prodotto finito caricato viene calcolato in automatico dal software, che somma in un attimo il costo di tutti i pezzetti usati (valorizzando le materie prime in base all'ultimo costo d'acquisto). In questo modo, saprai sempre quanto ti costa davvero produrre qualcosa con dati sempre aggiornati!
Sulla destra dello schermo, un pannello laterale comodissimo ti mostra i dettagli della riga selezionata: vedrai sempre quanti pezzi hai fisicamente in magazzino (giacenza reale), le quantità impegnate con gli ordini di vendita o di produzione, le quantità in arrivo dai fornitori e, infine, la quantità realmente disponibile calcolata come somma delle precedenti.
Hai fatto il tuo ordine e ora hai finalmente finito di costruire la tua bicicletta? Perfetto! C'è un trucchetto fantastico: per trasformare un ordine di produzione in distinta di produzione con un solo clic, vai all’elenco degli ordini di produzione, seleziona il documento che ti interessa e clicca sul pulsante “Produci” che trovi nel pannello laterale di destra. Come per magia, il software crea la distinta di produzione da solo, la collega all’ordine di produzione e le quantità nel tuo magazzino passano automaticamente da "impegnate" a "effettive"!