Obiettivo: inserire centinaia di articoli a mano è impensabile. In questa guida vedremo come caricare massivamente il tuo magazzino o aggiornare i listini prezzi partendo da un semplice file Excel.
Requisiti del file Excel
Per garantire una lettura corretta dei dati, il tuo file deve rispettare queste semplici regole:
- Formato: sono accettati solo file .xls o .xlsx.
- Struttura: i dati devono trovarsi nel primo foglio di lavoro.
- Intestazioni: la prima riga del file deve contenere i nomi delle colonne (es. "Codice", "Prezzo", "Quantità").
Limiti:
- Dimensione massima del file: 5 MB.
- Numero massimo di righe: 1.000 articoli per singola importazione.
Hai più di 1000 articoli? Nessun problema: dividili in due file e caricali uno dopo l'altro.
Avviare la procedura
- Apri il Menu Principale e clicca l'icona elenco Articoli
- Nella pagina che visualizza l'elenco dei tuoi prodotti, clicca sul pulsante Importa (in alto a destra).
- Carica il file: trascina il tuo file Excel nel riquadro tratteggiato o clicca su Sfoglia.
- Premi Avanti.
Associazione delle colonne
Questa è la fase più importante. Il sistema mostrerà un'anteprima del tuo file Excel nella parte alta dello schermo, per aiutarti a capire quali dati stai importando.
Nella parte bassa, devi dire a Software Fatturazione Elettronica quale colonna del tuo Excel corrisponde ai campi del gestionale.
I campi obbligatori: affinché l'articolo venga creato, devi associare obbligatoriamente almeno questi due campi (contrassegnati in rosso):
- Codice articolo: l'identificativo univoco del prodotto.
- Descrizione: il nome del prodotto.
Tutti gli altri campi (Prezzo, IVA, Categoria, ecc.) sono facoltativi. Se lasci il campo vuoto, quel dato non verrà importato.
Scegli la modalità di Importazione
Prima di confermare, devi scegliere come il software deve comportarsi trovando codici articoli già esistenti. Dal menu a tendina "Modalità di importazione" puoi scegliere:
- Aggiorna e aggiungi nuovi articoli:
- Se il codice articolo non esiste -> lo crea nuovo.
- Se il codice articolo esiste già -> aggiorna i dati con quelli del file Excel.
- Aggiungi nuovi articoli:
- Importa solo i codici che non esistono. Ignora quelli già presenti nel database (utile per non rischiare di sovrascrivere dati per errore).
- Aggiorna articoli:
- Ignora i nuovi codici. Aggiorna solo gli articoli già esistenti (perfetto per fare aggiornamenti listino o inventario massivi).
Attenzione: logica delle giacenze
Se nel tuo file Excel hai compilato la colonna relativa alla Giacenza (quantità in magazzino), fai molta attenzione:
La giacenza viene SOVRASCRITTA! Il sistema non somma la quantità del file a quella presente nel software, ma la sostituisce.
- Esempio: se in magazzino hai 10 pezzi e importi un file con quantità 5, la nuova giacenza sarà 5 (e non 15).
- Usa questa funzione per l'inserimento iniziale o per rettifiche di inventario.
Avvio e report finale
Quando hai terminato le associazioni, clicca sul pulsante Salva (in alto a destra).
Non serve attendere! Grazie al Real-Time Sync, l'importazione avviene in background mentre tu continui a lavorare.
- Puoi passare ad altre attività (es. emettere una fattura o gestire un cliente).
- Se torni nell'elenco Articoli, vedrai i nuovi prodotti apparire man mano che vengono processati.
Esito dell'operazione: al termine del processo, il sistema genererà un Report in Excel. Scaricalo per verificare l'esito: per ogni riga del tuo file originale, il report ti dirà se l'articolo è stato importato correttamente o se ci sono stati errori (es. codice mancante), permettendoti di correggere e riprovare solo quelli scartati.