Obiettivo: In questa guida imparerai a popolare velocemente il tuo nuovo ambiente di lavoro importando lo storico delle fatture (Vendita e Acquisto) provenienti dal tuo precedente gestionale, senza dover inserire nulla manualmente.
Preparazione del file (requisiti fondamentali)
Prima di avviare l'importazione, assicurati di avere un file ZIP esportato dal tuo vecchio software o dal cassetto fiscale. Affinché la procedura vada a buon fine, il file deve rispettare queste semplici regole:
- Formato: deve essere un archivio ZIP contenente file XML o P7M (i formati standard della fatturazione elettronica).
- Dimensione: il file ZIP non deve superare i 20 MB.
- Date ammesse: vengono importati solo i documenti con data successiva al 01/01/2024.
- Contenuto Misto: puoi mettere nello stesso ZIP sia le fatture di vendita che quelle di acquisto. Il software le riconoscerà e le smisterà automaticamente.
Cosa viene importato (e cosa no):
- Vengono importati: fatture, note di credito e le relative anagrafiche (clienti e fornitori vengono creati automaticamente se non esistono).
- NON vengono importati: le autofatture e le scadenze di pagamento.
Importante: i documenti importati vengono considerati "Storico", quindi hanno caratteristiche specifiche:
- Sola lettura: le fatture importate non sono modificabili e non possono essere inviate allo SDI (poiché già emesse in passato).
- Niente scadenze: questi documenti non generano scadenze nello scadenzario (servono solo a fini fiscali/statistici, non per la gestione incassi).
- A cosa servono: l'importazione è utile per mantenere la continuità della numerazione (per le fatture di vendita) e per popolare subito i grafici di fatturato nella tua Dashboard, così avrai le statistiche aggiornate fin dal primo giorno.
Avviare l'importazione
La procedura è immediata e non richiede passaggi intermedi.
- Apri il Menu Principale.
- Clicca sulla scheda VARIE
- Seleziona la funzione Importa da altro gestionale.
Caricamento e Real-Time Sync
Si aprirà la schermata di caricamento.
- Seleziona il file: clicca su Sfoglia per cercare il file nel tuo computer, oppure trascina il file ZIP direttamente nel riquadro.
- Premi il pulsante Avanti.
Fatto! Non devi attendere. A questo punto il sistema inizia a leggere i file. Grazie alla tecnologia Real-Time Sync, non serve restare fermi ad aspettare una barra di caricamento:
- Puoi iniziare subito a lavorare.
- Se vai nell'elenco delle Fatture o dei Contatti, vedrai i dati comparire magicamente man mano che il sistema li processa.
Verifica dell'esito
Al termine dell'elaborazione, il sistema genererà un report dettagliato. Potrai scaricare un file Excel che riassume l'esito dell'importazione: troverai l'elenco dei documenti importati con successo ed eventuali segnalazioni su file scartati (ad esempio se duplicati o precedenti al 2024).