Obiettivo: in questa guida imparerai a compilare velocemente una fattura commerciale, utilizzando il lettore di codici a barre per inserire i prodotti e scaricando automaticamente le giacenze di magazzino.
Accesso e Layout
Per creare una nuova fattura hai due strade veloci:
- Dal Menu Principale, clicca sul tasto
+nel riquadro Vendite. - Dall'Elenco Fatture, premi il pulsante Nuova in alto a destra.
La schermata è divisa in due aree logiche:
- A sinistra (il documento): dove trovi le schede per inserire Articoli, Dati Trasporto e campi liberi.
- A destra (il riepilogo): la colonna fissa con i Totali e le Scadenze.
Il Cliente e l'autoapprendimento
Seleziona il cliente dal menu a tendina. Qui entra in gioco il motore di Autoapprendimento: Software Fatturazione Elettronica ricorda le preferenze del tuo cliente (es. Pagamento a 60 gg, Split Payment per la PA, Iva Compresa per i privati) e precompila la testata per te, facendoti risparmiare click preziosi.
Dati testata e listini
Sotto il cliente trovi i parametri generali.
- Modalità di pagamento: definisce le scadenze automatiche.
- Magazzino e Listino (solo versione PLUS): se hai la licenza Plus, qui vedrai due menu aggiuntivi per scegliere da quale magazzino scaricare la merce e quale listino prezzi applicare a questo documento.
Fatto questo, clicca su "Vai alle righe" per passare al corpo della fattura.
Inserimento Articoli: Barcode e Velocità
Questa è la parte più potente per chi vende prodotti. Sopra la griglia delle righe, trovi una casella di ricerca dedicata chiamata "Cerca articolo per codice".
Hai due modi per usarla:
- Lettore Barcode: "spara" sul codice a barre del prodotto. Il software emula la pressione del tasto Invio e inserisce subito la riga.
- Digitazione Manuale: scrivi il codice articolo e premi Invio sulla tastiera.
Funzione "Accorpamento Righe": se spari col lettore due volte lo stesso prodotto (o inserisci lo stesso codice), Software Fatturazione Elettronica non crea due righe separate, ma aumenta automaticamente la quantità sulla riga esistente. Risultato: fatture più corte, pulite e facili da leggere per il cliente.
Il Feedback visivo: Ogni volta che inserisci un codice, una piccola etichetta ti dirà l'esito:
- Verde: Articolo aggiunto correttamente.
- Rosso: Articolo non trovato.
Ovviamente, puoi sempre inserire gli articoli manualmente cercando per Codice o Descrizione direttamente nelle righe della griglia, oppure modificare prezzi e sconti a mano dopo l'inserimento.
Dati di Trasporto (Fattura Accompagnatoria)
Se la fattura accompagna la merce durante il viaggio, clicca sulla scheda Dati trasporto (in alto, accanto a Documento). Qui potrai compilare i campi necessari per la validità fiscale del trasporto:
- Vettore.
- Numero e Peso dei colli.
- Causale del trasporto (es. Vendita).
- Data e ora di inizio trasporto.
Scarico Magazzino e Invio
Prima di inviare, controlla i totali nel pannello di destra.
Clicca su Salva in alto.
Nota sul Magazzino: nel momento esatto in cui premi "Salva", il software scarica automaticamente le giacenze degli articoli inseriti. Il tuo inventario è sempre allineato in tempo reale.
Per inviare la fattura elettronica, hai due opzioni:
- Dall'elenco fatture: clicca sulla riga della fattura, a destra nella sezione "Operazioni" -> Invia allo SDI.
- Invio massivo: seleziona più fatture con la spunta a sinistra e premi Invia allo SDI in alto.
Notifiche in tempo reale: dopo l'invio, non serve aggiornare la pagina. Grazie al Real-Time Sync, l'icona dello stato (colonna "FE") cambierà colore da sola appena lo SDI risponderà.