Obiettivo: popolare l'elenco dei tuoi acquisti sfruttando l'automatismo dello SDI o caricando manualmente i file. In questa guida vedremo come Software Fatturazione Elettronica gestisce l'importazione rapida per contabilizzare il documento e la successiva gestione per l'associazione degli articoli.
Importazione Automatica (da SDI)
Se hai configurato il codice destinatario di Software Fatturazione Elettronica, l'importazione automatica si abilita da sola.
- Vai nel menu principale, apri il tab Acquisti e clicca su Fatture ricevute dallo SDI. In alternativa, è disponibile un comodo widget direttamente nella dashboard per visualizzare le fatture in entrata.
- Grazie alla tecnologia real time sync, l'elenco si aggiorna automaticamente ad ogni nuova ricezione senza bisogno di ricaricare la pagina.
- Per procedere, seleziona una fattura e clicca sul pulsante Importa (oppure fai semplicemente doppio clic sulla riga).
Importazione Manuale (da File)
L'importazione manuale è divisa in due fasi: upload del file e anteprima della fattura. È utile se hai ricevuto il file via PEC o lo hai scaricato dal cassetto fiscale.
- Dal Menu Principale, vai nel tab Acquisti e clicca su Fatture e note credito. Qui troverai il pulsante Importa FE.
- La pagina richiede il caricamento del file: col pulsante sfoglia o con trascinamento nell'apposita area.
- Puoi importare un file per volta (fattura o nota di credito) nei formati XML o P7M, con una dimensione massima di 5 MB.
- Esiste un controllo di sicurezza integrato: il software verifica che il destinatario della fattura corrisponda ai dati della tua azienda, per evitare importazioni accidentali di documenti altrui.
- Clicca su Avanti per passare allo step di anteprima.
Anteprima e Creazione Fornitore
Nella parte centrale della pagina viene visualizzata l'anteprima della fattura nel formato standard AssoSoftware.
Quando confermi l'importazione, Software Fatturazione Elettronica compie una prima magia: riconoscerà il fornitore se già presente nel database o ne creerà automaticamente uno nuovo estraendo i dati dal documento.
Hai una licenza con Magazzino? No problem: sarà tutto molto più facile
Questa procedura è stata pensata con uno scopo preciso: dare la possibilità di contabilizzare velocemente la fattura creando le sue scadenze nello scadenzario, per poi associare gli articoli con calma. È una funzione vitale quando ti trovi davanti a fatture molto grosse e devi spacchettare gli scatoloni in magazzino in un secondo momento.
Come funziona? Se l'importazione riguarda "prodotti di magazzino", potrai riaprire il documento appena importato. Il software visualizza un riquadro sulla griglia che attira l'attenzione in base ai seguenti scenari:
- Verde: tutti gli articoli sono stati associati correttamente.
- Giallo: ci sono X articoli ancora da associare.
Completare l'associazione:
- In caso di riquadro giallo, usa il pulsante di filtro che visualizza solo le righe da associare.
- Puoi abbinare le righe ad articoli già esistenti nel tuo gestionale.
- Se l'articolo è nuovo, puoi crearlo senza mai uscire dalla pagina: la finestra a comparsa del nuovo articolo viene automaticamente popolata con i dati della fattura importata, azzerando il tempo di data entry.