Obiettivo: fatturare è importante, ma incassare lo è di più. In questa guida vedremo come usare lo Scadenzario per non perdere nemmeno un pagamento e come registrare i costi aziendali "invisibili" (come tasse o affitti) che non arrivano tramite fattura elettronica.
Lo scadenzario: il tuo cruscotto finanziario
Troverai la voce Scadenzario fissata ne Menu Principale. Per non creare confusione, appena entri il software ti mostra automaticamente solo le scadenze Sospese. In questo modo hai subito il colpo d'occhio su ciò che deve ancora succedere, senza vedere le mille righe del passato (puoi comunque vederle tutte cambiando il filtro in alto).
Come leggere la griglia:
- Verde (da incassare): sono i soldi che i clienti devono a te.
- Rosso (da pagare): sono i soldi che tu devi ai fornitori.
- I totali: nel pannello laterale a destra tre riquadri ti mostrano immediatamente la somma totale da incassare, da pagare e la differenza (il tuo saldo teorico).
- Attenzione alle date: se vedi un'icona di Avviso (triangolo di pericolo) accanto alla data, significa che quella scadenza è passata ed è in ritardo!
Il trucco per il recupero crediti: se selezioni una scadenza di vendita, nel pannello di destra appaiono subito i Contatti del cliente (telefono ed email). Così puoi chiamare per sollecitare il pagamento senza dover andare a cercare l'anagrafica.
Registrare un Incasso o Pagamento
Quando vedi passare il bonifico in banca, devi aggiornare il software.
- Cerca la scadenza (puoi filtrare per nome cliente o usare i tasti rapidi "Da incassare" / "Da pagare").
- Clicca sul pulsante Incassa o Paga (icona della banconota).
Si aprirà una finestra dove potrai scegliere come gestire l'operazione:
- Totale: confermi che l'intero importo è stato saldato. La scadenza viene chiusa.
- Parziale: inserisci un importo inferiore al totale. Il software chiude questa scadenza e ne apre automaticamente una nuova per la differenza rimanente.
- Con sconto: il cliente ti ha pagato un po' meno perché gli hai fatto uno sconto cassa? Seleziona questa voce: il software chiude la scadenza (senza lasciare residui) e contabilizza la differenza come "Sconto passivo" (utile per la contabilità nella versione Plus).
Gli "Altri Costi" (spese senza fattura)
Non tutte le uscite aziendali sono fatture elettroniche. Pensa agli affitti, alle assicurazioni, alle tasse (F24) o alle commissioni bancarie. Se non registri queste spese, non avrai mai il quadro reale di quanto ti costa la tua azienda.
- Vai nel menu Acquisti -> Altri Costi.
- Clicca su Nuovo.
- Compila i campi:
- Debitore: l'ente a cui paghi (es. Agenzia delle Entrate).
- Descrizione: es. "Rata INPS" o "Affitto".
- Importo e Data.
- Pagato: attiva l'interruttore se hai già pagato, altrimenti lascialo spento e la voce finirà nello Scadenzario insieme alle altre.
Perché è fondamentale farlo? Inserendo questi dati ottieni due vantaggi:
- Lo Scadenzario ti ricorderà di pagare anche le tasse e non solo i fornitori.
- (Per utenti Plus) Il report Costi vs Ricavi sarà veritiero, perché includerà anche queste spese nascoste.