Obiettivo: una volta cliccato su "Invia allo SDI", la fattura inizia il suo viaggio verso l'Agenzia delle Entrate e poi verso il cliente. In questa guida vedremo come Software Fatturazione Elettronica ti aiuta a monitorare questo percorso tramite indicatori visivi semplici e intuitivi, e soprattutto cosa fare in caso di errore.
Come leggere le icone di stato
Per renderti il lavoro più facile, abbiamo semplificato la lettura degli stati utilizzando un codice colore immediato nell'elenco delle tue fatture di vendita. Passando il mouse sopra l'icona, leggerai sempre il messaggio di dettaglio (tooltip).
- Icona grigia (NO): non inviata. La fattura è salvata nel gestionale ma non è ancora partita.
- Icona blu (INV): in transito. Comprende lo stato di "Prenotata" (in attesa dell'identificativo SDI) o "Inviata" (in elaborazione presso i server dell'Agenzia delle Entrate).
- Icona verde (OK): tutto a posto! La fattura è valida ai fini fiscali.
I vari tipi di icona verde (OK): anche se vedi sfumature diverse nel messaggio, l'icona verde indica sempre che hai fatto il tuo dovere:
- Consegnata: lo SDI l'ha recapitata perfettamente al destinatario.
- Accettata (solo per la PA): l'ente pubblico ha ricevuto e approvato il documento.
- Decorrenza termini (solo per la PA): l'ente pubblico ha ricevuto la fattura ma non ha risposto entro i 15 giorni previsti. La fattura è considerata accettata d'ufficio.
- Non consegnata: attenzione, questo non è un errore fiscale. Significa che lo SDI ha validato la fattura, ma il cliente ha un problema (es. PEC piena o codice destinatario errato). La fattura è valida: se non lo hai ancora fatto, invia il PDF di cortesia al cliente con l'apposita funzione "E-mail".
Risolvere i problemi: le icone rosse
Quando vedi un'icona rossa, c'è un problema che richiede un tuo intervento. È fondamentale capire la differenza tra i due stati rossi possibili:
Icona rossa (ERR) - SCARTATA
La fattura è stata bloccata subito dai controlli automatici dello SDI (es. partita IVA del cliente inesistente, o calcolo dell'IVA errato).
- Cosa significa: per il fisco, questa fattura non è mai stata emessa.
- Cosa devi fare: non devi fare nessuna nota di credito! Entra nella fattura, correggi l'errore indicato nel messaggio dello SDI e clicca nuovamente su "Invia".
- Tempistiche: hai tempo 5 giorni dalla data dello scarto per correggere e reinviare la fattura mantenendo lo stesso numero e la stessa data.
Icona rossa (RIF) - RIFIUTATA
Questo stato esiste solo se stai fatturando alla Pubblica Amministrazione. Lo SDI aveva validato la fattura, l'ha consegnata all'Ente, ma l'Ente l'ha respinta (es. manca il codice CIG o il numero d'ordine).
- Cosa significa: per il fisco la fattura è stata emessa ed è valida, ma il cliente non te la pagherà.
- Cosa devi fare: per annullarla fiscalmente, devi emettere una Nota di Credito a storno totale di questa fattura. Dopodiché, dovrai creare una nuova fattura (con un nuovo numero) inserendo i dati corretti richiesti dall'Ente e inviarla nuovamente.